İtiraz süreci

Kurum, VAK tarafından verilen kararın değerlendirme raporundaki bulgular ile gerekçelendirilmediğini düşünüyorsa, 2 hafta içerisinde VAK kararına itiraz etme niyetini VEDEK sekretaryası aracılığıyla VAK başkanına bildirmelidir. Bu bildirim ve itiraz başvurusu, en geç VAK kararının ve kurumun son değerlendirme raporunu postayla almasından sonra en geç 2 ay içinde yazılı olarak yapılmalıdır.

İtiraz sürecinin ilk aşaması, bir sonraki toplantıda VAK tarafından Rapor D’nin yeniden değerlendirilmesini içerir. İlgili değerlendirme ekibi başkanından ve koordinatöründen yeniden değerlendirme sürecine katılmaları istenebilir. İtiraz kabul edilebilir veya reddedilebilir.

VAK itiraz başvurusunu reddederse ve kurum itiraz sürecine devam etmek isterse, durum resmi olarak itiraz kurulu tarafından değerlendirilir. Kurul, tercihen bir değerlendirme ekibine başkanlık etmiş üç üyeden oluşur. Kurulun atanması, VEDEK başkanı veya vekili tarafından koordine edilir. VEDEK tarafından iki üye atanır, itiraz eden kurum üçüncü bir üyeyi aday gösterme hakkına sahiptir. En az bir üye tartışmalı konu alanı ile ilgili uzmanlığa sahip olmalıdır. Kurul kendi başkanını seçer. Her üç üye de değerlendirilen kurum ile herhangi bir çıkar çatışması olmadığını ve TVHEDS-SDS ve VEDEK gizlilik-etik kurallarına uyacağına dair bir belge imzalamalıdır.

İtiraz ve bunun tartışılması ilk önce yazılı (e-mail) olarak yapılır. Bu yolla bir karara varılamazsa, itiraz kurulu başkanı, kurul üyeleri, kurum temsilcileri ve değerlendirme ekip başkanı ve/veya koordinatörü arasında, kurumda veya belirlenen başka bir yerde toplantı yapılması gerektiğine karar verebilir. Bu durumda tüm masraflar kurum tarafından karşılanmalıdır.

İtiraz kurulu bir sonuca vardığında, gerektiğinde çoğunluk kararıyla, başkan bu kararı açıklayıcı bir rapor sunarak VAK'a bildirir. VEDEK sekretaryası itiraz kurulunun kararını yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür. Kurulun vermiş olduğu karar son karar olarak kabul edilir.

İtiraz süreci sona erinceye kadar, değerlendirme raporu yayınlanmaz ve itiraz eden kurum mevcut durumunu korur.

Şikâyet süreci

Kurum, TVHEDS-SDS değerlendirmesi sırasında usule ilişkin hataların yapıldığına inanıyorsa, VEDEK sekretaryasına 2 hafta içinde süreç hakkında şikâyette bulunmalıdır. Bu bildirim ve şikâyet için tartışılan esas, en geç VAK kararının ve kurumun son değerlendirme raporunu postayla almasından sonra en geç 2 ay içinde yazılı olarak yapılmalıdır.

Şikâyet durumunda, VEDEK sekretaryası tarafından, şikâyetçinin sağladığı belge ve kanıtlar incelenir ve gerektiğinde her iki tarafın da görüşünün alınması amacı ile şikâyette bulunan kişi(ler) ile temas kuracak olan VEDEK İç Denetim, Kalite Güvencesi ve Geliştirme Komitesi (İDKGK)’ne gönderilir. Sonrasında İDKGK’si VEDEK Yönetim Kurulu’na sonuçlar hakkında bilgi verir. Yönetim Kurulu, şikâyeti değerlendirdikten sonra şikâyetçiye bilgi verir.